BLOG

Na instytucjach obowiązanych ciąży obowiązek wdrożenia procedur umożliwiających sprawne wykrycie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, zarówno przez daną instytucję obowiązaną, jak i jej klientów. Nad spełnieniem wskazanego warunku czuwa generalny inspektor informacji finansowej. Bardzo ważne jest dlatego, aby każda instytucja obowiązana przeprowadzała, przez niezależnego audytora, ocenę ryzyka związanego z praniem pieniędzy oraz finansowaniem terroryzmu.

Biuro rachunkowe jako instytucja obowiązana

Biuro rachunkowe jest przedsiębiorcą, którego przedmiotem działalności jest wykonywanie w imieniu i na rzecz jego klientów usług w zakresie rachunkowości oraz prowadzenie dokumentacji płacowej i kadrowej.

Powyższe oznacza, ze biuro rachunkowe w ramach świadczonych usług zdobywa obszerną wiedzę o sferze finansowej swoich klientów, w konsekwencji czego ma ono możliwość wychwycenia transakcji, które mogą świadczyć o praniu pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu czyli tzw. transakcji podejrzanych.

Do ustalenia powyższego może dojść podczas sporządzania sprawozdań finansowych, prowadzenia ksiąg rachunkowych, księgowania bieżących wydatków klienta, wyliczenia rezerw oraz podatków, czy też przygotowywania i wykonywania przelewów bankowych.

Przedstawione okoliczności spowodowały, że wszystkie biura rachunkowe, poczynając od dnia 31 lipca 2021 roku stały się instytucjami obowiązanymi, w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu.

Zaliczenie biur rachunkowych do katalogu instytucji obowiązanych, oznacza, że są one zobowiązane realizować wszelkie obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Poniżej zostaną zaprezentowane najistotniejsze z nich.

Wprowadzenie obowiązkowej procedury i wyznaczenie osób odpowiedzialnych

Jednym z głównych obowiązków instytucji obowiązanej jest wprowadzenie procedury zmierzającej do przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu.

Biuro rachunkowe powinno, w zamiarze wprowadzenia oraz przestrzegania wyznaczyć osoby odpowiedzialne. Jedną z nich, w celu wprowadzenia ww. procedury oraz drugą, która będzie odpowiedzialna za jej kontrolę, przestrzeganie, a także zgłaszanie niezbędnych zawiadomień do Generalnego Inspektora Inspekcji Finansowej.

Jeżeli biuro rachunkowe jest prowadzone w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, ww. funkcje może jednocześnie pełnić osoba prowadząca tę działalność.

Brak wyznaczenia osób odpowiedzialnych jest podstawą do nałożenia na biuro rachunkowe kary administracyjnej.

Kontrola klienta biura rachunkowego

Innym z podstawowych obowiązków biura rachunkowego jest weryfikacja jego klientów. Sposób analizy jest zależny od tego, czy klient jest osobą fizyczną, osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność, osobą prawną czy też jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

Weryfikacja powinna dotyczyć również osób fizycznych, które działają w imieniu i na rzecz klienta, a także drugich stron transakcji z klientem, w przypadku, gdy w ocenie biura rachunkowego transfer środków pieniężnych będzie nosił cechy transakcji podejrzanej.

Identyfikacja i weryfikacja tożsamości Klienta powinna nastąpić przed nawiązaniem z nim stosunków gospodarczych. Może być ona zakończona po ich rozpoczęciu tylko w uzasadnionych przypadkach.

Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego klienta

Obok weryfikacji klienta biuro rachunkowe powinno zweryfikować wszystkich jego beneficjentów rzeczywistych, o ile takich posiada tj. osób fizycznych, które sprawują nad klientem bezpośrednią lub pośrednią kontrolę, poprzez uprawnienia wynikające z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające im wywieranie decydującego wpływu na czynności oraz działania klienta.

Prawidłowe określenie beneficjenta rzeczywistego umożliwia ustalenie struktury własności oraz kontroli u danego klienta.

Weryfikacja beneficjentów rzeczywistych powinna mieć miejsce przed nawiązaniem stosunków gospodarczych. Możliwe jest dokonanie weryfikacji beneficjenta rzeczywistego klienta po nawiązaniu stosunków gospodarczych, o ile jest to konieczne dla zapewnienia prowadzenia działalności gospodarczej i gdy występuje niskie ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.

Klient zajmujący eksponowane stanowisko polityczne

Ponadto, konieczne jest również ustalenie, czy klienci lub beneficjenci rzeczywiści klienta są osobami zajmującymi eksponowane stanowisko polityczne, członkami rodzin takich osób lub osobami znanymi jako ich bliscy współpracownicy.

W przypadku ustalenia wspomnianego statusu przez biuro rachunkowe, obowiązkowe będzie stosowanie względem takiego klienta wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego.

Zawiadomienie GIIF

Jeżeli jakiekolwiek działania Klienta będą uzasadniały, że popełnił on przestępstwo prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu biuro rachunkowe będzie zobowiązane niezwłocznie tj. od momentu kiedy zostanie wychwycona tzw. transakcja podejrzana, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia powzięcia informacji w tym zakresie, przekazać zawiadomienie do Generalnego Inspektora Inspekcji Finansowej.

Jeżeli biuro rachunkowe podejmie niezbędne działania, w wyniku których ustali, że transakcja jest całkowicie bezpieczna, będzie ono mogło odstąpić od zawiadamiania Generalnego Inspektora Inspekcji Finansowej.

Dodatkowo, biuro rachunkowe jest zobowiązane, na każde żądanie Generalnego Inspektora Inspekcji Finansowej niezwłocznie przekazać lub udostępnić posiadane przez nie dokumenty lub informacje, które są niezbędne do realizacji zadań ww. organu. Obowiązek polega w szczególności na nieodpłatnym przekazaniu pełnych i wyczerpujących informacji oraz kopii dokumentów uzyskanych w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego.

Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń

Jeszcze innym obowiązkiem biur rachunkowych jest wdrożenie wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania naruszeń, która w szczególności powinna określać kto jest odpowiedzialny za odbieranie zgłoszeń, w jaki sposób należy dokonywać zgłaszania naruszeń oraz jakie są terminy przeprowadzenia kontroli w związku z otrzymanym zgłoszeniem.

Tożsamość i dane Pracowników lub innych osób wykonujących czynności na rzecz biura rachunkowego, które dokonują zgłoszenia podlegają ochronie prawnej, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Dodatkowo, należy zachować poufność co do wszelkich ustaleń jakie miały miejsce w wyniku przeprowadzonego postępowania.

 

*   *   *

Prawnicy z Kancelarii wielokrotnie wdrażali wszelkie procedury zawiązane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, a także pełnili funkcję niezależnego audytora kontrolującego zakres przestrzegania przepisów dot. przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

autorzy

Marta Rabe-Kozłowska

Radca prawny

Angelika Marcinkowska

Aplikant radcowski

inne artykuły

Nowelizacja ustawy AML podpisana przez Prezydenta

Nowelizacja ustawy AML podpisana przez Prezydenta

W dniu 8 kwietnia 2021 r. Prezydent RP podpisał ustawę z dnia 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz niektórych innych ustaw.Nowelizacja implementuje przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady...

read more
Ważne zmiany w ustawie AML

Ważne zmiany w ustawie AML

W dniu 3 grudnia 2020 r. minął termin implementacji przez państwa członkowskie Unii Europejskiej przepisów VI Dyrektywy AML. Wiadomo już, że zmiany nie zostały wprowadzone na czas jako, że nadal trwają prace nad nowelizacją ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o...

read more

PAKIETY

Wszystkie nasze usługi oferujemy jako odrębne produkty lub w formie pakietów, dostosowanych do potrzeb poszczególnych podmiotów.

AUDYT

N

+ 5 godz. konsultacji z ekspertem

AUDYT + WDROŻENIE

N

+ 10 godz. konsultacji z ekspertem

AUDYT + WDROŻENIE + SZKOLENIE

N

+ 15 godz. konsultacji z ekspertem

REFERENCJE USŁUG PRAWNYCH

"(…) jesteśmy usatysfakcjonowani wyborem Kancelarii Radców Prawnych TURCZA, jako podmiotu zapewniającego obsługę prawną oraz udzielamy naszej rekomendacji. "

Dariusz Formela, Prezes Zarządu, Gobarto S.A.

„Hendi Polska Sp. z o.o. niniejszym pragnie zarekomendować Kancelarię Radców Prawnych TURCZA, jako Kancelarię, z którą współpracuje od 2014 r.”

Jolanta Kultys, HENDI Polska Sp. z o.o.

„Dotychczasowe doświadczenie ze współpracy z Kancelarią (od 2011 r.) upoważnia nas do rekomendowania Kancelarii Radców Prawnych TURCZA, jako solidnego partnera świadczącego usługi prawne, w tym w branży IT.”

Michał Florczyk, Tomasz Stefaniak, 7Technology Sp. z o.o.

„Na podstawie dotychczasowego doświadczenia wysoko oceniamy usługi świadczone przez Kancelarię, które cechują się indywidualnym podejściem do każdej sprawy. Współpraca od początku przebiegała i nadal przebiega bez zastrzeżeń.”

Marcin Duda, Prezes Zarządu, Duda Cars S.A.

„Kancelaria TURCZA to solidność, terminowość i skuteczność w działaniu. Prawnicy Kancelarii wyróżniają się wysoką kulturą osobistą, profesjonalizmem, rzetelnością i terminowością w świadczeniu usług prawnych.”

Feliks Tyrakowski, Juliusz Jachnik, Spółka Jawna T&J Tyrakowski Jachnik

„Usługi Zespołu Kancelarii polecam szczególnie przedsiębiorcom, chcącym kompleksowo zabezpieczyć interesy swojej firmy.”

Maciej Duda, Prezes Zarządu, Duda Holding Sp. z o.o. S.K.A.

Pytania?

KONTAKT Z KANCELARIĄ

TURCZA Kancelaria Radców Prawnych

NIP: 945-189-28-38

Telefon: +48 61 666 37 60
E-mail: kancelaria@turcza.com.pl

Oddział Poznań

ul. Grochowska 56
60-347 Poznań

Oddział Leszno

ul. Niepodległości 49
64-100 Leszno

FORMULARZ KONTAKTOWY

7 + 12 =

Administratorem danych osobowych jest Kancelaria Radców Prawnych Marek Turcza z siedzibą w Poznaniu (60-347), ul. Grochowska 56, REGON: 120119490, NIP: 9451892838. Informacje w przedmiocie warunków i zasad ochrony danych osobowych znajdują się na stronie https://turcza.com.pl/odo/.

Biuro

TURCZA Kancelaria Radców Prawnych

ul. Palacza 144
60-278 Poznań

Telefon: +48 61 666 37 60
E-mail: kancelaria@turcza.com.pl

Godziny otwarcia: od pon do pt – 8.30-16.30

O nas

Zapewniamy dostęp do najwyższej jakości usług dopasowanych do potrzeb Klientów.

Zapraszamy również na stronę internetową Kancelarii: turcza.com.pl

Copyright © 2020 TURCZA Kancelaria Radców Prawnych. All rights reserved.